POLÍTICA PARA LA PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

0. GENERALIDADES

En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus Decretos Reglamentarios, la Compañía establece las Políticas Generales aplicables para el Tratamiento y Protección de Datos Personales en la organización.

0.1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE

LA COMPAÑÍA DE CRÉDITOS RÁPIDOS S.A.S. (en adelante, la “Compañía” o “RapiCredit”), es una sociedad comercial identificada con NIT 900.564.668-4, con matrícula mercantil 02366627 y con domicilio principal en la ciudad de Bogotá D.C., que se constituye como una empresa colombiana cuyo objeto social consiste en el desarrollo de productos y servicios que promuevan la inclusión financiera y el acceso al crédito de las personas, así como de las micro, pequeñas y medianas empresas (Mipymes).

DIRECCIÓN FÍSICA: Carrera 29 #75 A 26 de la ciudad de Bogotá D.C.

CORREO ELECTRÓNICO: datospersonales@rapicredit.com

PÁGINA WEB: www.rapicredit.com

TELÉFONO: (601) 3902670

1.OBJETIVO

La presente Política establece las directrices generales para la protección y el tratamiento de datos personales al interior de RapiCredit, permitiendo de esta manera fortalecer el nivel de confianza entre el Responsable y los Titulares con relación al tratamiento de su información; informar a los Titulares sobre las finalidades y transferencias a que son sometidos sus datos personales y los mecanismos y formas para el ejercicio de sus derechos.

2.ALCANCE

Esta Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales (en adelante, la “Política”) será aplicada a todas las bases de datos y/o archivos que incluyan datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de RapiCredit como responsable del tratamiento de datos personales.

3.DEFINICIONES

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
Aviso de privacidad: Es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición del Titular con el fin de informar sobre el tratamiento de sus datos personales.
Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Causahabiente: Persona que por sucesión o transmisión adquiere los derechos de otra persona.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato Sensible: Dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.
Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del tratamiento.
Habeas data: Derecho que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada.
Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

4.NORMATIVIDAD APLICABLE

Ley 1581 de 2012 – Disposiciones Generales para la Protección de Datos Personales.
Decreto 1074 de 2015 – Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo. Capítulo 25: Reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012.
Ley 1273 de 2009 – Por medio de la cual se modifica el Código Penal, se crea un nuevo bien jurídico tutelado – denominado ‘de la protección de la información y de los datos’- y se preservan integralmente los sistemas que utilicen las tecnologías de la información y las comunicaciones, entre otras disposiciones.
Ley 2300 de 2323 – Por medio de la cual se establecen los canales, el horario y la periodicidad en la que los consumidores pueden ser contactados por las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera y todas las personas naturales y jurídicas que adelanten gestiones de cobranzas de forma directa, por medio de terceros o por cesión de la obligación.

5.DISPOSICIONES

5.1. PRINCIPIOS RECTORES APLICABLES EN MATERIA DE DATOS PERSONALES

En materia de protección de datos personales, se deben aplicar los siguientes principios rectores:

Principio de legalidad en materia de Tratamiento de Datos: El tratamiento a que se refiere la Ley de Habeas Data es una actividad regulada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al Titular.
Principio de libertad: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del tratamiento o del Encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el Responsable del tratamiento o Encargado del tratamiento a que se refiere la Ley de Habeas Data, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.

5.2. DERECHOS DE LOS TITULARES

Los Titulares de datos personales gozarán de los siguientes derechos, y de aquellos que les otorgue la ley:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Responsable del tratamiento o Encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
Ser informado por el Responsable del tratamiento o el Encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

5.3. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR DE DATOS PERSONALES

RapiCredit solicitará las autorizaciones de manera previa, expresa e informada para el tratamiento de los datos personales recolectados, la cual podrá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, tales como, comunicación escrita, verbal, virtual o por conductas inequívocas.

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por regla general en el tratamiento de datos de carácter personal la Compañía recolectará la autorización previa e informada del Titular, conforme a la Ley Estatutaria 1581 de 2012. La autorización también podrá obtenerse a partir de conductas inequívocas del titular del dato, las cuales permitan concluir de manera razonable que éste otorgó su consentimiento para el tratamiento de su información. Dichas conductas deben exteriorizar de manera clara la voluntad de autorizar el tratamiento. RapiCredit conservará pruebas de dichas autorizaciones de manera adecuada, velando y respetando los principios de privacidad y confidencialidad de la información.

5.4. DEBERES DE LA COMPAÑÍA DE CRÉDITOS RÁPIDOS S.A.S COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

RapiCredit, como responsable del tratamiento de datos personales, cumplirá los siguientes deberes:

Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del tratamiento.
Suministrar al Encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley aplicable.
Exigir al Encargado del tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley Estatutaria 1581 de 2012.
Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos.
Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
Informar, a solicitud del Titular, sobre el uso dado a sus datos.
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

6. TRATAMIENTO Y FINALIDADES DE LOS DATOS PERSONALES.

6.1 TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE CLIENTES

La Compañía recolecta los datos personales de sus clientes y los almacena en una base de datos, la cual es calificada por RapiCredit como de reserva, y solo será revelada con la expresa autorización del Titular o cuando una autoridad competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los clientes de la Compañía, serán:

Gestionar el proceso de vinculación y creación del cliente en la Compañía, para lo cual se requiere contar con documentos digitalizados y físicos de los clientes.
Generación de informes mensuales sobre el comportamiento de la cartera del cliente.
Prestar servicios crediticios a personas naturales y jurídicas a través de plataformas electrónicas.
Conocer su comportamiento financiero, comercial y crediticio y el cumplimiento de sus obligaciones legales.
Realizar ante los operadores de información (Experian, Transunion y/o cualquier otra entidad que llegue a manejar bases de datos con los mismos objetivos) la consulta de la información crediticia, así como el reporte de la generación, modificación, extinción, cumplimiento o incumplimiento de las obligaciones contraídas.
Compartir e intercambiar con sus entidades filiales, matrices, aliadas y/o con entidades financieras, cesionarios o inversionistas, la información personal y financiera, así como la información relacionada con créditos contratados u otorgados con o por la Compañía, contenida en las bases de datos de la entidad con fines de control de riesgos, cesión, desembolso y pago de obligaciones.
Compartir e intercambiar con aliados y terceros la información personal y financiera, así como la información relacionada con créditos contratados u otorgados con o por la Compañía con fines de publicidad y comerciales.
Realizar servicios legalmente autorizados bajo el contrato de mutuo firmado con nuestros clientes, como pueden ser cesiones de cartera, cobro de obligaciones y cualquier otra actividad autorizada en dicho contrato.
Adelantar contactos con fines comerciales, promocionales y de cobranza o cualquier otro relacionados con los servicios y productos de RapiCredit, o los de terceros con los que la Compañía tenga relaciones comerciales o alianzas, a través de los canales autorizados por el cliente, los cuales podrán ser:
- Correo electrónico,
- Short Message Service (“SMS”, por sus siglas en inglés),
- Multimedia Message Service (“MMS”, por sus siglas en inglés),
- Unstructured Supplementary Service Data (“USSD”, por sus siglas en inglés),
- WhatsApp
- Chats de redes sociales y aplicaciones asociadas al número telefónico registrado por el cliente
- Llamadas

Los contactos mencionados en este numeral serán realizados dentro de la franja horaria de lunes a viernes, entre las 7:00 am y las 7:00 pm, y los días sábado de 8:00 am a 3:00 pm, de conformidad con lo previsto en la Ley 2300 de 2023.
Realizar actividades de gestión de cobro, aviso de reporte a las centrales de riesgo, entrega de extractos de obligaciones y actualizar la información a través de diferentes actividades, como lo son la consulta en bases de datos públicas, páginas de internet y redes sociales.
Seguimiento de procesos jurídicos, identificación de pagos realizados y calificación de cartera de manera directa o a través de terceros ubicados dentro y fuera del territorio nacional.
Seguimiento continuo a nuestros clientes, mediante estrategias de fidelización efectivas propiciando confianza y lealtad para la prestación de nuevos servicios, con el propósito de dar a conocer a los clientes el portafolio de servicios crediticios que son ofrecidos a través de la Empresa.
Consultar y reportar información de los clientes a través de centrales de riesgo, de acuerdo con lo establecido en la Ley 1266 de 2008.
Mantener contacto con el Titular aun cuando finalice la relación contractual.
Compartir la información con terceros aliados que colaboran con la Compañía, tales como proveedores de servicios de mensajería, agencias de publicidad, casas de cobranzas, proveedores de productos, etc., considerando que para el cumplimiento de sus encargos deben acceder en alguna medida a la información, los cuales estarán igualmente sujetos a las obligaciones de confidencialidad, manejo de la información y protección de datos personales a las que está sujeto Rapicredit.
Dar atención y seguimiento a las solicitudes que reciba de los Titulares de Datos Personales, en ejercicio del derecho de Habeas data.
Gestión administrativa para la ejecución de las etapas precontractual, contractual y post contractual.
Evaluar la atención brindada al cliente y realizar actividades de prospección comercial.
Gestionar y dar atención oportuna a las peticiones, quejas o reclamos presentados por los clientes de la Compañía a través de los canales de servicio al cliente.
Dar cumplimiento al sistema de prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo adoptado por la empresa y en consecuencia consultar al titular en listas restrictivas y vinculantes.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que dure la relación contractual entre el cliente y la Compañía, y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.

6.2 TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE PROSPECTOS

La Compañía recolecta los datos personales de prospectos y los almacena en una base de datos, la cual es calificada por RapiCredit como de reserva y solo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una autoridad competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los prospectos de la Compañía, serán:

Dar a conocer el portafolio de servicios crediticios que son comercializados por la Compañía.
Realizar seguimiento y perfilación en el proceso de adquisición de un crédito y actividades de prospección comercial.
Consultar al interesado en centrales de riesgo y con base en la Ley 1266 de 2008.
Mantener contacto con el Titular a través de canales físicos y digitales.
Realizar invitaciones a eventos y ofrecer nuevos productos y servicios.
Suministrar información de contacto a la fuerza comercial y/o red de distribución, y cualquier tercero con el cual la Compañía tenga un vínculo contractual para el desarrollo de la actividad de prospección comercial.
Adelantar contactos con fines comerciales y promocionales o cualquier otro relacionado con los servicios y productos de RapiCredit, o los de terceros con los que la Compañía tenga relaciones comerciales o alianzas, a través de los canales autorizados por el el prospecto, los cuales podrán ser:

- Correo electrónico,
- Short Message Service (“SMS”, por sus siglas en inglés),
- Multimedia Message Service (“MMS”, por sus siglas en inglés),
- Unstructured Supplementary Service Data (“USSD”, por sus siglas en inglés),
- WhatsApp
- Chats de redes sociales y aplicaciones asociadas al número telefónico registrado por el cliente,
- Llamadas

Los contactos mencionados en este numeral serán realizados dentro de la franja horaria de lunes a viernes, entre las 7:00 am y las 7:00 pm, y sábado de 8:00 am a 3:00 pm, de acuerdo con lo previsto en la Ley 2300 de 2023.

Dar cumplimiento al Sistema de prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo adoptado por la empresa y, en consecuencia, consultar al titular en listas restrictivas y vinculantes.

En todo caso, la información será objeto de tratamiento por un período determinable, el cual es hasta la fecha de revocación del Titular del tratamiento de sus datos personales. Conforme a lo anterior, la Compañía, después de quince (15) días hábiles de recibir la solicitud de revocación del tratamiento de los datos, entenderá vencido el plazo para tratar los datos del Titular.

6.3 TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE EMPLEADOS

RapiCredit recolecta los datos personales de sus trabajadores y aprendices, los cuales son calificados por la Compañía como de reserva, y solo serán revelados por la Compañía con la expresa autorización del Titular o cuando una autoridad competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los empleados y aprendices de la Compañía serán:

Dar cumplimiento a las obligaciones que impone la ley laboral colombiana a los empleadores y/o a las empresas patrocinadoras, en especial a lo dispuesto en la Ley 789 de 2002, así como sus Decretos Reglamentarios, o bien las órdenes que impartan las autoridades competentes.
Emitir certificaciones relativas a la relación del Titular del dato con RapiCredit.
Cumplir con las obligaciones impuestas a la Compañía como empleador y/o empresa patrocinadora, en relación con las normas de Seguridad y Salud Ocupacional, y el denominado Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).
Realizar y grabar las reuniones virtuales desarrolladas por los trabajadores y/o aprendices.
Gestionar las funciones desarrolladas por los trabajadores y/o aprendices.
Realizar memorandos o llamados de atención, así como desarrollar y aplicar el proceso disciplinario para trabajadores.
Establecer comunicación en casos de emergencia.
Llevar a cabo un control, seguimiento y evaluación de los trabajadores y/o aprendices
Tomar imágenes fotográficas y huella digital necesarios para el reconocimiento del trabajador, control de cumplimiento y recolección de evidencia de los servicios desarrollados.
Adicionalmente, se usan datos biométricos de los trabajadores para fines comerciales relacionados con el objeto social de la Compañía.
Comunicar información de los trabajadores a terceras entidades con las que la Compañía mantenga una relación contractual y clientes en la medida en que sea necesario para cumplir con el protocolo de los terceros, con los únicos efectos de que estos puedan gestionar el control y coordinación respecto del personal que preste de manera efectiva los servicios que se derivan de la relación contractual, así como posibilitar el cumplimiento de obligaciones legales, en materia fiscal y de seguridad social.
Comunicar datos de carácter identificativo de los trabajadores a agencias de viajes, compañías de transportes, hoteles y entidades de alquiler de vehículos, para la gestión de las reservas y liquidación de los gastos ocasionados.
Realizar transferencia internacional de datos de los trabajadores a países que proporcionen una protección similar a la de Colombia como es el caso de diferentes proveedores de servicios tecnológicos.
Entregar la información a terceros encargados de procesos de evaluación, entrenamiento, certificación, y demás procesos requeridos en el desarrollo de la relación contractual.
Verificar, comparar, evaluar las competencias laborales y personales de los trabajadores
Enviar la información a cajas de compensación, AFP, ARL, aseguradoras, entre otros.
Iniciar investigaciones internas a los trabajadores. con base en las quejas presentadas por clientes, terceros o los mismos colaboradores.
Cumplir con los requerimientos estipulados dentro de los protocolos de bioseguridad implementados por la Compañía.
Dar cumplimiento al sistema de prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo adoptado por la empresa y, en consecuencia, consultar al titular en listas restrictivas, listas OFAC, PEPS, Clinton y ONU.

RapiCredit almacena los datos personales de sus empleados y aprendices, incluidos los que hayan sido obtenidos en desarrollo del proceso de selección, y los conserva en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos. A tal carpeta solo tendrá acceso y será tratada por el Área de Gestión Humana, con la finalidad de administrar la relación contractual entre la Compañía y el empleado.

Así mismo, contará con los sistemas de seguridad para el manejo de aquellos datos sensibles y su reserva, en el entendido que tales datos sensibles solo serán usados por RapiCredit para los fines antes mencionados.

Terminada la relación laboral, la Compañía procederá a almacenar todos los datos personales que haya obtenido del proceso de selección y la documentación generada en desarrollo de la relación laboral, en un archivo central con acceso restringido, sometiendo en todo momento la información a medidas y niveles de seguridad adecuados, dado que la información laboral pueda contener datos de carácter sensible.

Para el caso de los trabajadores, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a 20 años contados a partir de la terminación de la relación laboral, o de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información y en el caso de los aprendices la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que dure la relación del postulante con la Compañía, que en ningún caso podrá ser superior a dos (2) años, y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.

Finalmente, de acuerdo con lo estipulado en la Circular Externa 008 de 2020 de la Superintendencia de Industria y Comercio, los datos recolectados para dar cumplimiento a los protocolos de bioseguridad únicamente se usarán para los fines indicados por el Ministerio de Salud y Protección Social, y solo se almacenarán durante el tiempo razonable y necesario para cumplir dichos protocolos. Una vez cumplida la finalidad del Tratamiento de Datos Personales, la Compañía suprimirá de oficio los datos recolectados.

6.4 TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE CANDIDATOS O ASPIRANTES A PROCESOS DE SELECCIÓN

RapiCredit recolecta los datos personales de sus postulantes y los almacena en una base de datos, la cual es calificada por RapiCredit como de reserva, y solo será revelada con la expresa autorización del Titular o cuando una autoridad competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los postulantes de la Compañía, serán:
Realizar la gestión administrativa interna y externa para la ejecución transparente del proceso de selección del personal.
Envío de comunicaciones programadas por la Compañía para realizar diferentes pruebas de selección.
Corroborar cualquier requerimiento que se ocasione en desarrollo del proceso de selección
Verificación de referencias laborales, académicas y personales del aspirante.
Gestión del proceso de vinculación en general del personal seleccionado.
Realizar pruebas de poligrafía y psicotécnicas como parte del proceso de selección.
Dar cumplimiento al sistema de prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo adoptado por la Compañía y, en consecuencia, consultar al titular en listas restrictivas y vinculantes.

Todos los datos de carácter personal que el aspirante o postulante proporcione pasarán a formar parte de un “Banco de Talento”, el cual RapiCredit, como responsable, podrá tratar para actuales y futuros procesos de selección en los que el perfil del aspirante se adecue. Las bases de datos donde se almacena dicha información cuentan con las medidas de seguridad necesarias para garantizar la total seguridad de los datos suministrados en la selección. En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al que el aspirante autorice y al tiempo adicional que se requiera, de acuerdo con las circunstancias legales que hagan necesario el manejo de la información.

6.5 TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

La Compañía no realiza de forma directa el tratamiento de datos personales de menores de edad; sin embargo, de forma particular, la Compañía recolecta y trata los datos personales de los hijos menores de edad de sus trabajadores, con la única finalidad de cumplir con las obligaciones que impone la ley a los empleadores en relación con las afiliaciones a sistema de seguridad social y parafiscales, así como el cumplimiento de la jornada familiar (Ley 1857 de 2017) y, en particular, para permitir el disfrute de los derechos fundamentales de los niños a la salud, la recreación y el derecho a la familia.

En todo caso, la Compañía recolectará cuando corresponda la respectiva autorización a sus representantes legales para su tratamiento, teniendo siempre de presente el interés superior del menor y el respeto de los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes consagrados en el artículo 44 de la Constitución Política de Colombia.

6.6 TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE PROVEEDORES Y CONTRAPARTES

La Compañía recolecta los datos personales de sus proveedores y contrapartes y los almacena en una base de datos la cual, aunque se compone en su mayoría de datos públicos, es calificada por la Compañía como de reserva. En el caso de datos privados, RapiCredit solo los revelará con la expresa autorización del Titular o cuando una autoridad competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los proveedores y contrapartes de la Compañía, serán:

Llevar a cabo procesos de evaluaciones y selección de proveedores.
Realizar los procesos de vinculación y creación de proveedores y contrapartes en los sistemas de información de la Compañía.
Cumplir con aspectos tributarios y legales ante entidades públicas y regulatorias.
Establecer relaciones de negocio de acuerdo con el objeto del contrato
Gestionar y controlar los pagos realizados por los bienes y servicios recibidos.
Realizar evaluaciones cualitativas y cuantitativas de los niveles de servicio recibidos
Comunicar políticas y procedimientos sobre la forma de hacer negocios con los proveedores y contrapartes
Adelantar el proceso de control y registro contable de las obligaciones contraídas con los proveedores y contrapartes
Realizar consultas, auditorías y revisiones derivadas de la relación de negocio
Enviar invitaciones a contratar y realizar gestiones para las etapas precontractual, contractual y post contractual.
Enviar invitaciones a eventos programados por la Compañía o sus vinculadas.
Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas por los propios proveedores y contrapartes
Dar cumplimiento al sistema de prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo adoptado por la Compañía y, en consecuencia, consultar al Titular en listas restrictivas y vinculantes.

La Compañía solo recolectará de sus proveedores y contrapartes los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para realizar el proceso de selección, vinculación, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar.

La recolección de los datos personales de empleados de los proveedores y contratistas por parte de la Compañía tendrá en todo caso como finalidad verificar la idoneidad y competencia de los empleados; es decir, una vez verificado este requisito, RapiCredit devolverá o eliminará tal información, salvo cuando se autorice expresamente su conservación.

La recolección de datos de aliados e inversionistas podrá realizarse por medio de proveedores de bases de datos que deben contar con la correspondiente autorización de tratamiento.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que dure la relación del proveedor o contraparte con la Compañía, y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.

6.7 TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES EN LA PÁGINA WEB Y REDES SOCIALES

La Compañía recolecta datos personales privados de terceros a través de su página web o redes sociales y los almacena en una base de datos, la cual es calificada por la Compañía como de reserva, y solo será revelada con la expresa autorización del Titular o cuando una autoridad competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales que son recopilados a través de la página web o redes sociales de la Compañía, serán:

Permitir la comunicación con los clientes, prospectos o terceros mediante la sección de contáctenos, suscríbete o a través del canal de sugerencias.
Prestar servicios crediticios en línea.
Dar a conocer el portafolio de servicios crediticios que ofrece la Compañía.
Publicar eventos, reconocimientos, certificaciones y noticias de interés.
Recibir y dar trámite a las quejas y reclamos de los interesados.
Cumplir fines legales, contables, administrativos, comerciales, promocionales, informativos, de mercadeo y ventas.
Realizar campañas de promoción, marketing, publicidad.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al pactado con el tercero a través de la autorización para usar sus datos personales, y de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información.

6.8 TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE ACCIONISTAS

La Compañía recolecta los datos personales de sus accionistas y los almacena en una base de datos, la cual es calificada por RapiCredit como de reserva, y solo los revelará con la expresa autorización del Titular o cuando una autoridad competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los accionistas serán:

Permitir el ejercicio de los deberes y derechos derivados de la calidad de accionistas.
Permitir el envío de invitaciones a eventos programados por la Compañía.
Emitir certificaciones relativas a la relación del Titular con la Compañía.
Dar cumplimiento a los preceptos y normatividad establecida en el Código de Comercio y demás normatividad aplicable.
Convocar o invitar a los accionistas a las diferentes reuniones de naturaleza societaria a las que deba asistir en razón a su calidad.
Dar cumplimiento al sistema de prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo adoptado por la Compañía y, en consecuencia, consultar al Titular en listas restrictivas y vinculantes.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al establecido a través de la autorización otorgada por el accionista para usar sus datos personales contado a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información.

6.9 TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

La Compañía recolecta datos personales sensibles y los almacena en una base de datos, la cual es calificada por RapiCredit como de reserva, y solo los revelará con la expresa autorización del Titular o cuando una autoridad competente lo solicite.

Para el tratamiento de datos sensibles, RapiCredit informará al titular de los datos lo siguiente:
Para el tratamiento de este tipo de información el titular no está obligado a dar su autorización o consentimiento.
Se informará de forma explícita y previa qué tipo de datos sensibles serán solicitados.
Se comunicará el tratamiento y la finalidad que se le dará a los datos sensibles.
La autorización de los datos sensibles será previa, expresa y clara.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a lo que dure la relación con el titular de la información, o a la autorizada por el mismo, y de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información

SEGURIDAD EN INTERNET

Para RapiCredit, la privacidad y la seguridad de los datos de sus clientes y usuarios es fundamental y estamos conscientes de la confianza que depositan en nosotros al requerir nuestros servicios. Por eso, tomamos todas las medidas de seguridad a nuestro alcance para proteger sus datos. Nuestros sistemas informativos están alineados con controles de la Norma ISO 27001 para garantizar la seguridad de la información.

La Compañía usa cookies, una herramienta empleada por los sitios web para almacenar y recuperar información de sus visitantes. En nuestro caso, las cookies solo recuperan información que esté disponible en nuestra página. Además, la información que se recoge nos ayuda a mejorar la experiencia del usuario en nuestro sitio web.

Nuestro sitio cuenta con configuraciones de seguridad, protocolos y ciphers que nos permite encriptar los datos mientras viajan desde el navegador de nuestros clientes o usuarios hasta nuestro servidor de una manera confiable y segura. Sin embargo, la protección de información es una responsabilidad compartida entre nosotros y nuestros clientes o usuarios, por lo que estos últimos deben implementar sus propios controles de seguridad para sus acciones cotidianas y mantener el uso responsable de su información, así como de la suministrada por Rapicredit en la relación comercial que se tenga en cada caso.

TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES

Para el desarrollo de las finalidades descritas en la presente política, la Compañía, como responsable de la información personal almacenada en sus bases de datos, podrá realizar transferencia o transmisión nacional o internacional de datos.

RapiCredit está comprometida con verificar el nivel de los estándares de protección y seguridad del país receptor de la información personal, realizar la declaración de conformidad (cuando aplique) y suscribir contrato de transferencia u otro instrumento jurídico que garantice la protección de los datos personales objeto de transferencia, por lo tanto verificará si la Superintendencia de Industria y Comercio ha incluido al país respectivo en la lista de países que ofrecen un nivel adecuado de protección de datos o revisará la normativa vigente en el país receptor de la información, para determinar si se cuenta con las condiciones idóneas para garantizar niveles adecuados de seguridad para la información objeto de transmisión o transferencia

En todo caso, además de contar con la autorización expresa e inequívoca por parte del Titular, RapiCredit se asegurará que la transmisión o transferencia proporciona los niveles adecuados de protección de datos y atiende a los requisitos fijados en Colombia por el Régimen de Habeas Data.

PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS Y PETICIONES, ASÍ COMO LOS MECANISMOS PARA EJERCER LOS DERECHOS DE LOS TITULARES

El Titular, sus causahabientes, su representante y/o apoderado, o quien se determine por estipulación a favor de otro, podrá hacer ejercicio de sus derechos contactándose con nosotros a través de comunicación escrita dirigida al área encargada de la protección de datos personales en la Compañía. La comunicación podrá ser enviada a cualquiera de los siguientes correos electrónicos: datospersonales@rapicredit.com y ayuda@rapicredit.com.

9.1 CONSULTAS

Se podrá consultar la información personal del Titular que repose en las bases de datos de RapiCredit, y la Compañía se encargará de suministrar toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del solicitante.

La consulta, una vez recibida por la Compañía, será atendida en un término máximo de 10 días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la nueva fecha en que se atenderá tal consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

9.2 RECLAMOS

Cuando se considere que la información contenida en una base de datos de la Compañía debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando se advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley de Habeas Data, se podrá presentar reclamación ante la Compañía, la cual será tramitada bajo las siguientes reglas:

El reclamo se formulará mediante comunicación escrita dirigida a RapiCredit con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que la Compañía reciba un reclamo del cual no sea competente para resolverlo, la Compañía dará traslado a quien efectivamente corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará al Titular.
Una vez recibido el reclamo completo, la Compañía incluirá en la respectiva base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. La Compañía conservará dicha leyenda en el dato objeto de discusión hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, la Compañía informará al Titular los motivos de la demora y la nueva fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

9.3 CONTENIDO MÍNIMO DE LA SOLICITUD

Las solicitudes que presente el Titular con el fin de realizar una consulta o reclamo sobre el uso y manejo de sus datos personales deberán contener unas especificaciones mínimas, en aras de brindar al Titular una respuesta clara y coherente con lo solicitado. Los requisitos de la solicitud son:

Estar dirigida a la COMPAÑÍA DE CRÉDITOS RÁPIDOS S.A.S.
Contener la identificación del Titular (nombre y documento de identificación).
Contener la descripción de los hechos que motivan la consulta o el reclamo.
El objeto de la petición.
Indicar la dirección de notificación del Titular, física y/o electrónica (e-mail).
Anexar los documentos que se quieren hacer valer (especialmente para reclamos).

En el evento en que la consulta o reclamo sea presentado presencialmente, el Titular deberá plasmar su solicitud o reclamo por escrito sin ninguna formalidad más que los requisitos exigidos en el punto anterior.

9.4 REQUISITO DE PROCEDIBILIDAD

El Titular, sus causahabientes, su representante y/o apoderado, o quien se determine por estipulación a favor de otro solo podrá presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio por el ejercicio de sus derechos una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo directamente ante la Compañía.

9.5 PETICIÓN DE ACTUALIZACIÓN Y/O RECTIFICACIÓN

RapiCredit rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información que sea inexacta o se encuentre incompleta, atendiendo al procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual el Titular deberá allegar la solicitud según los canales dispuestos por la compañía, indicando la actualización y rectificación del dato y a su vez deberá aportar la documentación que soporte tal petición.

9.6 REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN Y/O SUPRESIÓN DEL DATO

El Titular podrá revocar en cualquier momento el consentimiento o autorización dada para el tratamiento de sus datos personales, siempre y cuando no se encuentre un impedimento consagrado en una disposición legal o contractual.

Adicionalmente, el Titular tiene derecho a solicitar en todo momento a la Compañía la supresión o eliminación de sus datos personales cuando:

Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron obtenidos.
Se haya cumplido el tiempo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron obtenidos.

Tal supresión implica la eliminación bien sea de manera total o parcial de la información personal, de acuerdo con lo solicitado por el titular, en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por la Compañía.

El derecho de cancelación no es absoluto y por lo tanto la Compañía podrá negar revocatoria de autorización o eliminación de los datos personales en los siguientes casos:

El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

10. VIGENCIA Y MODIFICACIÓN

Esta Política puede ser modificada por la Compañía en cualquier momento con el fin de incluir nuevas prácticas o ajustes derivados de cambios en su marco normativo. Cualquier actualización se pondrá a disposición de los titulares de la información personal en la página web https://www.rapicredit.com, indicando la fecha de entrada en vigencia de la nueva versión.

En el evento que un titular no esté de acuerdo con la nueva Política o especial y con razones válidas que se constituyan en una justa causa para no continuar con la autorización para el tratamiento de datos personales, el Titular podrá solicitar a la Compañía el retiro de su información a través de los canales indicados en el numeral 8. Sin embargo, los Titulares no podrán solicitar el retiro de sus datos personales cuando la Compañía tenga un deber legal o contractual de tratar los datos.

La presente Política rige a partir del 16 de octubre de 2023

11. LEY Y JURISDICCIÓN

Toda interpretación, actuación judicial o administrativa derivada del tratamiento de los datos personales que conforman las bases de datos de RapiCredit y la presente Política, estará sujeta a las normas de protección personal establecidas en la República de Colombia y las autoridades administrativas o jurisdiccionales competentes para la resolución de cualquier inquietud, queja o demanda sobre las mismas serán las de la República de Colombia.